De kosten zijn belangrijk als je je winst (= resultaat) uit onderneming gaat bepalen.
Je winst is namelijk: de omzet/opbrengsten minus de kosten van je onderneming.
Alleen de kosten die je maakt voor de zakelijke belangen van je onderneming, zijn
aftrekbaar: de zakelijke kosten. Zakelijke kosten zijn dus de kosten die binnen
redelijke grenzen nodig zijn voor de uitoefening van je onderneming en de kosten
die rechtstreeks op je onderneming betrekking hebben.
Alle andere kosten zijn niet aftrekbaar.
Zakelijke kosten waarmee je te maken kunt krijgen, zijn:
Zakelijke kosten kun je helemaal aftrekken van je opbrengsten.
Alle kosten die betrekking hebben op 1 jaar, trek je volledig af in het jaar waarin je ze
hebt gemaakt. Het gaat dan bijvoorbeeld om:
Er zijn twee redenen waarom je sommige kosten niet in 1 keer mag aftrekken. In de
eerste plaats kunnen de kosten te maken hebben met de aanschaf van
bedrijfsmiddelen. Dat zijn je investeringen. Deze kosten kun je pas aftrekken
naarmate de investeringen in waarde verminderen: het zogenoemde afschrijven. In
de tweede plaats mag je vooruitbetaalde kosten, dat wil zeggen kosten die
betrekking hebben op meerdere jaren, pas aftrekken in de jaren waarin je
onderneming nut heeft van die kosten. De aanschafkosten van zaken die je een
aantal jaren in je onderneming gebruikt, moet je gespreid over die jaren van de
opbrengsten van je onderneming aftrekken. Op de meeste bedrijfsmiddelen
schrijf je af.
Voorbeelden van investeringen zijn:
Voorbeelden van vooruitbetaalde kosten zijn:
Sommige kosten hebben zowel een zakelijk als een persoonlijk karakter: van deze
‘gemengde’ kosten is alleen het zakelijke deel aftrekbaar.
Voorbeelden van gemengde kosten die voor het zakelijke deel aftrekbaar zijn:
Voorbeelden van gemengde kosten die niet aftrekbaar zijn
Voor je eigen administratie en voor de belastingdienst moet je dus onderscheid
maken tussen de verschillende soorten kosten. In de eerste plaats zijn niet alle
kosten zonder meer aftrekbaar. En in de tweede plaats is er een onderscheid tussen
kosten die in hun geheel in 1 jaar aftrekbaar zijn en kosten die over meerdere jaren
gespreid aftrekbaar zijn.
De belastingdienst let bij de beoordeling van de vraag of kosten aftrekbaar zijn op
het motief waarmee je de kosten hebt gemaakt. Als duidelijk is dat je de kosten
volledig hebt gemaakt voor de zakelijke belangen van je onderneming, accepteert
de belastingdienst de kosten als aftrekpost. Je bent als ondernemer vrij om te
bepalen welke kosten je voor de onderneming maakt en hoeveel. De belastingdienst
zal zich daar gewoonlijk niet mee bemoeien. Alleen als je kosten vergeleken met de
zakelijke belangen erg hoog zijn kan de belastingdienst ingrijpen. De belastingdienst
mag dan toetsen of er tussen die twee nog wel een redelijke verhouding is.